Quando si inviano sulla piattaforma Sister gli atti di aggiornamento, può accadere di dover allegare alcuni documenti richiesti, come nel caso di una lettera d’incarico in Pregeo o relazioni e autocertificazioni nel caso di unità collabenti.
In questi casi tutti gli allegati devono essere accorpati in un unico file di tipo PDF, che sia rispondente alle specifiche della norma ISO 19005-1:2005, ovvero il cosiddetto file pdf/a. Dei possibili standard previsti dalla norma ISO 19005 solo il primo, ovvero il pdf/a-1a è quello accettato dal sistema.
Senza entrare troppo nel merito, la standardizzazione si è resa necessaria per permettere la conservazione nel tempo dei documenti, prevedento la possibilità di leggerli indipendentemente dalla macchina e senza necessità di specifiche esterne (come i font, link, immagini esterne, ecc.)
Creare un pdf/a a volte può risultare frustrante, perché non tutti i software che promettono poi mantengono e può accadere che il file dopo essere stato creato, magari da un convertitore online, venga rifiutato dal sistema, in ogni caso è sempre meglio crearlo nativamente e conservarlo in questo modo nel proprio archivio, con la possibilità di leggerli sempre.
Andare ad acquistare un programma apposito può risultare inutile. Il file può essere realizzato direttamente con le suite per ufficio. Con Microsoft Office dalla versione 2010 in poi è possibile realizzarlo nativamente, per la versione 2007 esiste invece un componente esterno che ho testato e non sempre ha dato risultati perfetti, ma in linea generale funziona. In ogni caso, dopo aver creato un file con tutti i documenti scansionati che ci servono è sufficiente fare Salva con nome… e selezionare l’opzione Conforme a ISO19005-1.
Purtroppo le versioni precedenti invece non prevedono questa opportunità.
L’alternativa è quella gratuita e libera della suite LibreOffice che non solo ha tutte le funzionalità della suite Microsoft, ma che prevede nativamente il salvataggio dei file come pdf/a-1a, senza problemi di versione (sarà sempre aggiornata a quella più recente). La suite è scaricabile da qui e superato l’impatto iniziale (non particolarmente traumatico) può essere un ottimo strumento alternativo. In questo caso il nostro bel file realizzato con tutti gli allegati necessari verrà salvato cliccando Esporta nel formato PDF e nella finestra seguente selezionando Archivio PDF/A-1a
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